Wenn Sie von Zeit zu Zeit (z. B. einmal im Monat) dieselben Rechnungen für denselben Kunden ausstellen, können Sie mit eFakturierung diese Rechnungen automatisch zu einem bestimmten Datum ausstellen und versenden.

Um wiederkehrende Rechnungen ausstellen zu können, wählen Sie im Menü Einstellungen> Kontoeinstellungen> Ihr Konto im Element Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen die Option Wiederkehrende Dokumente und speichern Sie die Änderungen.
 

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Rechnungszyklus zu starten:

I. Erste Methode:

Im Menü der Liste der wiederkehrenden Rechnungen haben wir auch den Filter Suchwort und den Filter Kunden. Diese Filter helfen Ihnen, Rechnungsdaten schneller zu finden.
Der Suchwortfilter sucht nur nach der Beschreibung der wiederkehrenden Rechnung und der Kundenfilter sucht nach dem Namen des Unternehmens des Käufers.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Neue wiederkehrende Rechnung geklickt haben, wird das Formular einer wiederkehrenden Rechnung geöffnet, in dem Sie die Parameter definieren können.

1) Beginnen Sie mit der Auswahl der Rechnung, auf deren Grundlage die wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll. Wenn die Daten auf der ursprünglichen Rechnung geändert werden, ändert sich auch die im nächsten Zyklus generierte Rechnung.

2) Eine detaillierte Beschreibung der Option Eigene Definition finden Sie hier.

3) Sie können der wiederkehrenden Rechnung eine Beschreibung geben, indem Sie hier z. B. angeben wer der Käufer der Rechnung ist und was die Transaktion betrifft.

Hinweis. Dokumentzyklen können nach der Beschreibung eines jedes Zyklus in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden. Bisher wurden sie in der Reihenfolge angezeigt, in der sie im System erstellt wurden.

4) Geben Sie hier das Startdatum des Rechnungszyklus ein.

5) Definieren Sie hier das Zeitintervall für die Ausstellung von Rechnungen im Zyklus.

6) Geben Sie hier den genauen Zeitpunkt an, zu dem an einem bestimmten Tag wiederkehrende Rechnungen ausgestellt werden sollen.

Hinweis: Wenn Sie einstellen, dass wiederkehrende Rechnungen zwischen 24:00 und 02:00 Uhr versendet werden soll, kann es zu Verzögerungen bei der Ausstellung der Rechnungen im System kommen (die Verzögerung beträgt bis zu 24 Stunden). Das hängt mit der Zeitzone der Server zusammen, auf denen die Systemdaten von eFakturierung.de gespeichert sind.
Die von uns vorgeschlagene Lösung besteht darin, die automatische Rechnungsausstellungszeit auf ca. 02:00 - 03:00 Uhr oder später einzustellen.

7) Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie einen bestimmten Tag des Monats auswählen, an dem die Rechnung ausgestellt wird.

8) Wenn Sie diese Option auswählen, werden Rechnungen nur an Werktagen generiert. Wenn das Ausstellungsdatum auf einen Samstag oder Sonntag fällt, stellt das Programm die Rechnung ein oder zwei Tage später aus. Weitere Informationen finden Sie hier.

9) Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die E-Mail-Adresse des Auftraggebers eingeben, an die das Programm automatisch Rechnungen senden soll.



10) Sie können auch Benachrichtigungen an ihre eigene E-Mail-Adresse über die Ausstellung einer wiederkehrenden Rechnung für den Auftraggeber verwenden.
Nach der Ausstellung einer wiederkehrenden Rechnung und der Festlegung des Ausstellungszeitpunkts müssen keine zusätzlichen Aktivitäten ausgeführt werden (außer z. B. sie als PDF herunterladen oder zu senden).

11) Mit dieser Option generiert das Programm wiederkehrende Rechnungen als bezahlt.

12) Für einen bestimmten Zyklus kann ein separates Nummerierungsformat von Dokumenten festgelegt werden.


13) Nur Jahr und Monat am Verkaufsdatum - Im Feld Verkaufsdatum auf der Rechnung besteht das Datum nur aus dem Monat, in dem die Transaktion durchgeführt werden kann.

14) Letzter Tag des Monats als Verkaufsdatum - Im Feld Verkaufsdatum auf der Rechnung gibt es ein bestimmtes Datum, nämlich das Datum des Verkaufsendes.

15) Enddatum für die Erstellung wiederkehrender Rechnungen. Es ist zu empfehlen, dieses kurz vor oder nach dem nächsten vom Programm generierten Zyklus einzustellen.

Hinweis. Wenn Sie das Datum nicht in dieses Feld eingeben und die Option für wiederkehrende Rechnungen deaktivieren, werden diese Rechnungen weiterhin generiert. Weitere Informationen finden Sie hier.

16) Sie können zu dem erstellten Rechnungszyklus einen Kommentar hinzufügen.

Nachdem Sie einen solchen Rechnungszyklus konfiguriert haben, können Sie seine grundlegenden Parameter und die Liste der auf der Grundlage dieses Zyklus ausgestellten Rechnungen überprüfen.



II. Zweite Methode

Hinweis! Eine wichtige Option beim Generieren wiederkehrender Rechnungen ist auch das Ändern des Produktnamens mit der nächsten generierten wiederkehrenden Rechnung. Setzen Sie Variablen in den Produktnamen ein, z. B. Woche, Monat, Jahr, die sich bei jeder wiederkehrenden Rechnung automatisch ändern. Weitere Informationen finden Sie hier.

Um eine einmal hinzugefügte wiederkehrende Rechnung zu löschen, müssen Sie in der Liste der wiederkehrenden Rechnungen auf das Zahnrad neben der ausgewählten Rechnung klicken und die Schaltfläche Löschen betätigen; oder in die Vorschau dieser Rechnung gehen und auf die Schaltfläche Löschen klicken.